撰寫電子郵件時，一個清晰、專業的正文格式不僅能提高溝通效率，還能給對方留下良好的印象。以下是一個通用的電子郵件正文格式模板，您可以根據具體情況進行調整：

郵件主題：[簡短明了地概括郵件內容或目的]

收件人：[對方的郵箱地址]

抄送：（可選，如果有需要讓其他人知曉此郵件內容，可以添加）

正文：

開頭問候：

使用尊稱，如“尊敬的XX先生/女士”或“親愛的XX”。

簡短問候，如“您好！”或“希望這封郵件找到您時一切都好！”。

自我介紹/關系說明（如果是首次聯系）：

簡短介紹自己的身份或你們之間的關系，例如：“我是來自XX公司的市場部經理，我們在XX展會上交換過名片?！?/p>

郵件目的：

清晰、直接地說明郵件的主要目的，比如請求信息、安排會議、提供文件等。例如：“我寫這封郵件是為了……”

具體內容：

根據郵件目的詳細展開，包括必要的背景信息、具體要求、時間節點等。

使用段落分隔不同的信息點，保持邏輯清晰。

如果涉及多個議題，可以分點列出，并逐條說明。

附件/鏈接（如有）：

提及隨郵件發送的附件或提供的鏈接，并簡要說明其重要性或用途。例如：“隨郵件附上了項目提案的詳細文檔，請查閱?！?/p>

行動請求：

明確告知對方需要采取的行動，如回復郵件、確認會議時間、審閱文件等。

提供截止日期或期望的回復時間。

結尾禮貌用語：

表達感謝，如“感謝您的關注和支持”或“期待您的回復”。

祝愿對方，如“祝工作順利”或“祝您有愉快的一天”。

簽名：

包括您的全名、職位（如果適用）、公司名稱和聯系方式（如電話、郵箱）。

可以選擇性地添加公司logo或個性簽名。

示例：

郵件主題：關于下周項目會議的安排

收件人：mailto:john.doe@example.com

抄送：（無）

正文：

尊敬的John Doe先生，

您好！

我是XYZ公司項目部的李華，我們在上個月的項目啟動會議上見過面。我寫這封郵件是為了安排我們下周關于項目進度討論的會議。

會議詳情如下：

1. 日期與時間：下周三，2023年4月12日，上午10:00-11:30。
2. 會議平臺：Zoom（會議鏈接將稍后單獨發送給您）。
3. 議程：
   • 回顧上一階段項目進展
   • 討論當前遇到的問題及解決方案
   • 確定下一階段的目標與任務分配

隨郵件附上了最新的項目進展報告，請提前查閱以便會議討論。

請您確認是否能夠參加，并在收到此郵件后于本周五前回復。如有任何時間上的沖突或建議，請隨時告知。

感謝您的支持與配合，期待您的回復。

祝工作順利！

此致
敬禮！

李華
項目部經理
XYZ公司
電話：+86-123-4567-890
郵箱：mailto:lihua@xyzcompany.com

使用這樣的模板，可以幫助您快速、有效地撰寫出既專業又禮貌的電子郵件。

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